MED GROUPIN  HENKILÖSTÖREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE 

1. Yleistä

Med Group Oy (jäljempänä ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme henkilöstörekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa yhteyshenkilömme Katariina Lindholm.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 23.5.2018.

 

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Nimi: Med Group Oy & Med Group Ensihoitopalvelu Oy
Osoite: Jaakonkatu 3 01620 Vantaa
Y-tunnus: 2080120-0, 0126994-1
Med Group Oy:n tietosuojavastaava:
Malin Koho, malin.koho@medgroup.fi

 

3. Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä sellaisten henkilöiden henkilötietoja, joilla on Yhtiöömme asiallinen yhteys työntekijänä (tai entisenä), harjoittelijana tai toimeksiannosta työtä tekevänä (ns. vuokratyöntekijä) tai muussa vastaavassa asemassa olevia henkilöitä (jäljempänä yhdessä ”Työntekijät” tai erikseen ”Työntekijä” tai ”Sinä”).

Tällaiset tiedot voivat pitää sisällään oman henkilöstömme ilmoittamat lähiomaisten yhteystiedot hätätilanteiden varalta. Rekisteröityjä voivat olla siis Työntekijöidemme lisäksi henkilöstömme lähiomaiset.

 

4. Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

Voimme käsitellä Rekisterissä seuraavia yksilöinti- ja yhteystietoja sekä työsuhteeseen liittyviä henkilötietoja:

  • Työntekijän nimi ja henkilötunnus
  • Työntekijän yhteystiedot: puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite
  • työsuhteeseen ja -sopimukseen liittyvät tiedot
  • palkan ja palkkioiden maksuun liittyvät tiedot
  • kokemus- ja koulutustiedot
  • Työntekijästä työntekijän omalla suostumuksella tehdyt mahdolliset soveltuvuusarviot
  • Työntekijän ilmoittamat ammattiliiton jäsenyystiedot (jäsenmaksut)
  • Työntekijän sairauspoissaolotiedot (lääkärintodistukset), ja
  • Työntekijän ilmoittamat lähiomaisten yhteystiedot

 

5. Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti sinulta itseltäsi. Lisäksi voimme kerätä tietoja ennen työsuhteen alkamista, rekrytointiprosessin aikana mahdollisilta soveltuvuusarviointien suorittajilta sekä palvelussuhteen aikana esimiesten ja henkilöstö- ja palkkahallinnon toimesta osana työsuhteen hallintaa.

Työntekijän lähiomaisten yhteystiedot kerätään asianomaiselta Työntekijältämme.

 

6. Henkilötietojesi käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Henkilötietojesi, mukaan lukien terveystietojesi, käsittely perustuu lainsäädännöllisten velvoitteidemme täyttämiseen työnantajana sekä Työntekijän ja Yhtiömme välisen palvelussuhdetta koskevan sopimuksen täytäntöönpanoon (esim. työsopimus).

Henkilötietojesi käsittelyn käyttötarkoituksena on työntekijöiden henkilö- ja muiden työsuhdetietojen ajantasainen hallinta oikeuksiemme ja velvoitteidemme hoitamiseksi työnantajana. Henkilötietojesi käsittelyn seurauksena voimme ylläpitää työsuhdettasi tai muuta vastaavaa suhdetta, eikä henkilötietojesi käsittelyllä ole sinuun muita vaikutuksia.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu työ- ja palvelussuhteita liittyvien velvollisuuksien ja etuuksien hoitamiseen.

Ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittelyperuste on työehtosopimuksen mukainen Työntekijän valtuutus tai nimenomainen suostumus vähentää ammattiliiton jäsenmaksu työntekijän palkasta.

Työntekijämme lähiomaisten henkilötietojen Käsittelyperuste on Työntekijämme elintärkeiden etujen suojaaminen. Käsittelyn käyttötarkoituksena on mahdollistaa yhteydenotto Työntekijän lähiomaiseen esimerkiksi Työntekijän saadessa sairauskohtauksen sekä muissa vastaavissa pikaista yhteydenottoa edellyttävissä tilanteissa.

 

7. Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Luovutamme henkilötietojasi vain Suomen Tilastokeskukselle, toimivaltaisille viranomaisille, terveyshuoltopalveluita Yhtiöllemme tarjoaville tahoille sekä vakuutusyhtiöille. Lisäksi henkilötietojasi voidaan luovuttaa palveluitamme tilanneelle kunnalle tai muulle asiakkaallemme muun muassa potilaiden hoitoa koskevien tietojen yhteydessä ja muutoin työtehtäviisi liittyen.

Voimme siirtää henkilötietojasi Yhtiömme lukuun tapahtuvaa käsittelyä varten palkanlaskentapalveluita ja tilintarkastuspalveluita tarjoaville tahoille tai muille palveluntarjoajille henkilötietojen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi. Käytämme ainoastaan toimialallaan laajasti tunnistettuja, vakiintuneesti toimivia ja luotettavia palveluntuottajia alihankkijoina henkilöstöjärjestelmien, tietojärjestelmien ja henkilötiedon käsittelyn toteuttamisessa. Varmistamme sopimuksilla, että henkilötietojen käsittelyn osalta alihankkija toteuttaa tarpeelliset suojaustoimet asiakastietojemme suojaamiseksi.

Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi muiden toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

 

8. Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Me emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Siirrämme kaikissa tilanteissa henkilötietojasi EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • olemme toteuttaneet asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Sinulla on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla meihin yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • olet antanut nimenomaisen suostumuksesi henkilötietojesi siirtämiselle, tai henkilötietojen siirtämiselle EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste.

 

9. Henkilötietojesi säilyttämisen periaatteet

Säilytämme henkilötietojasi Rekisterissä työsuhteesi voimassaolon ajan ja sen jälkeen tarvittavilta osin työsopimuslain edellyttämän ajan. Työtodistuksen antamista varten tarvittavat tiedot säilytetään kymmenen vuotta työsuhteen päättymisestä. Tietoja, joita tarvitaan työntekijöidemme työtaitoja ja käytöstä koskevan työtodistuksen antamista varten, säilytetään viisi vuotta.

Poistamme muut kuin lainsäädännön perusteella säilytettävät tiedot työ- tai palvelussuhteesi päätyttyä.

Poistamme henkilöstömme lähiomaisten yhteystiedot samalla, kun asianomaisen Työntekijän henkilötiedot poistetaan.

 

10. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojesi poistamista niiltä osin, kun henkilötiedot eivät ole välttämättömiä lainsäädännöllisten velvoitteidemme toteuttamiseksi;

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta.

Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmäämme, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, ja heidän käyttöoikeutensa määritellään heidän työtehtävänsä kannalta riittäviksi, mutta mahdollisimman suppeiksi. Tietojärjestelmät ja niiden varmuuskopiot ovat asianmukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja ja sijaitsevat lukituissa tiloissa.

 

12. Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: katariina.lindholm@medgroup.fi. Voit myös ottaa yhteyttä kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Med Group Oy
Katariina Lindholm
Jaakonkatu 3, 01620 Vantaa