Olet tässä: ONNI terveys / ONNI blogi / Hyvän tarjouspyynnön tekeminen on vaikeaa, miksi?

Hyvän tarjouspyynnön tekeminen on vaikeaa, miksi?

JAA SOMESSA:

ensihoito-web-onnion

Hankintalain määrittelemä julkinen hankinta on erittäin vaativa taiteenlaji, minkä useimmat niiden kanssa tekemisissä olleet tietävät. Med Group on ensihoitopalveluun liittyen ollut hiljattain asianosaisena kahdessa markkinaoikeuteen päättyneessä hankinnassa. Koska Med Groupin, kuten useimpien muidenkin yritysten kynnys valittaa hankintapäätöksestä on hyvin korkealla, on hyvä arvioida, miksi tällaisiin tilanteisiin on jouduttu ja miten niitä voitaisiin jatkossa välttää. Vaikka case-esimerkki on ensihoidosta, on alla oleva nähdäkseni soveltuva useisiin muihinkin sote-toimialan palveluhankintoihin. 

Lähtökohtana on, että tarjousvaiheessa kilpaillaan tasapuolisista lähtökohdista ja reilusti, ja tehtyyn hankintapäätökseen tyydytään riippumatta siitä, onko kilpailussa pärjätty vai ei. Mahdolliset ongelmat liittyvät yleensä kahteen tekijään: 1) tarjouspyynnön (laatu)kriteerit ja 2) tarjoajien tulkinta tarjouspyynnöstä. 

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin päätöksellä 29.8.2019 se valitsi Med Groupin tuottamaan kilpailuttamaansa ensihoitopalvelua kolmella eri alueella (yhteensä 9 yksikköä). Kilpailutuksessa toiseksi jääneet tekivät päätöksestä valituksen markkinaoikeuteen, joka antoi asiassa päätöksen 22.9.2020. Valituksen ydin oli, että hankintayksikkö on antanut pisteitä henkilöstöstä, vaikka sitä ei ollut tarjouksessa pakko nimetä. Lisäksi valituksessa todettiin, että hankinnan perusteella syntyy monopoli, tarjottu hinta oli liian alhainen, eikä ambulanssien huoltojen osalta voi edellyttää merkkikorjaamon käyttöä. Markkinaoikeuden päätöksen mukaan hankinnassa ei ole tapahtunut virhettä. Vaikka Med Group ei ollut tarjouksensa liitteenä toimittanut yksilöityä henkilöstöluetteloa kahden alueen osalta, sillä on ollut palveluksessaan henkilöstö, jonka kokemukseen ja osaamiseen se on voinut vedota. Varsinais-Suomessahan sairaanhoitopiiri otti omaksi tuotannokseen toimintaa, jota Med Group oli tuottanut aiemmin. Yhteistoimintalaista johtuen se ei voinut tarjouksessaan toimittaa yksilöityjä henkilöstöluetteloja, koska ei ollut vielä tiedossa, ketkä työntekijät olisivat siirtymässä millekin alueelle. Markkinaoikeuden päätöksen perusteella siis tarjouspyyntö ja valintapäätös oli tehty oikein, mutta sitä oli joidenkin tarjoajien toimesta tulkittu väärin. 

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin päätöksellä 1.9.2020 se hankki ensihoitopalvelun 8 alueelle (19 yksikköä). Yksi toimija saattoi voittaa enintään kolme aluetta. Med Group jätti halvimman tarjouksen 2 alueella, mutta ei voittanut yhtään. Tuotamme palvelua Pirkanmaalla nyt 7 yksikön voimin ja olemme tuottaneet sitä useiden vuosien ajan. Kokemusta ja osaamista on siis paitsi ympäri Suomea myös Pirkanmaalla. Pirkanmaalla sairaanhoitopiiri otti omaksi tuotannokseen ja antoi pelastuslaitoksen tuotettavaksi joitakin yksiköitä, jotka jakautuivat nykyisten tuottajien kesken epätasaisesti. Tästä huolimatta tarjouspyynnössä annettiin erittäin vahva painoarvo yksittäisten alueiden (ei edes sairaanhoitopiirin puhumattakaan laajemmin) aiemmalle tuotannolle. Med Group katsoi, että tarjouspyyntö kohtelee toimijoita syrjivästi, ja otti asian esille jo tarjouspyynnöstä tehdyissä kysymyksissä. Koska tarjouspyyntö ei tältä osin muuttunut, jätimme päätöksestä oikaisupyynnön hankintayksikölle sekä kanteen markkinaoikeuteen. Pirkanmaan sairaanhoitopiiri ilmoitti päätöksellään 28.9., että hankinta kilpailutetaan uudestaan. 

 

Laadun huomioiminen tarjouspyynnössä 

Julkisen hankinnan ylivoimaisesti vaikein vaihe on tarjouspyynnön kirjoittaminen. Lähestulkoon kaikki lienevät yhtä mieltä siitä, että hinnan ohella tarjouskilpailuissa tulisi huomioida laatu. Vaikeus onkin siinä, miten laatu (etukäteen) arvioidaan ja miten sitä mitataan. Laatutekijöiden tulisi olla sellaisia, että niillä on tilaajalle todellista merkitystä, ne erottelevat tuottajia ja ne vaikuttavat jollakin tavalla siihen, minkälaatuisena palvelun käyttäjä sen kokee tai mitä siitä hänelle seuraa. Tiettyjä laatukriteerejä voidaan määrittää etukäteen, mutta tilaajan näkökulmasta on yleensä tarkoituksenmukaista asettaa ne ehdottomiksi edellytyksiksi. Jos (kun) hälytysajokoulutus parantaa liikenneturvallisuutta, miksi antaa siitä laatupisteitä sen sijaan, että edellyttäisi koulutusta 3 vuoden välein kaikilta? Onko sallittua vaarantaa liikenneturvallisuus, jos hinta on riittävän alhainen…? 

Sanktiot ovat tuttuja kaikille tilaajille, mutta laatubonuksia sopimuksissa näkee harvemmin. Tilaajat kenties osin vierastavat kustannuskomponentteja, joiden suuruus ei ole tiedossa etukäteen. Tämän ei kuitenkaan pitäisi olla ylitsepääsemätön ongelma, kun mahdollisten palkkioiden maksimi määritetään etukäteen ja huomioidaan hankinnan arvossa (jonka tarjoajat vastaavasti huomioivat tarjouksensa hinnassa). Tällöin budjetoidut vuosikustannukset toteutuvat vain, jos laatumittarit täyttyvät kaikilta osin. Jos laatua ei ole mahdollista arvioida ja mitata luotettavasti jälkikäteen, ei sitä edes teoriassa voi olla mahdollista mitata etukäteen. Tällöin laatumittareista tulisi tarjouspyynnöissä luopua kokonaan. 

 

Tarjouspyyntöpohjia yhteistyössä? 

Ensihoitopalvelu, kuten monet muutkin palvelut, ovat tosiasiallisesti samanlaisia eri puolella Suomea. Potilaat, vaatimukset, henkilöstö ja kalusto sekä pääosin hoitokäytännötkin ovat yhdenmukaisia tai ainakin toistensa kaltaisia riippumatta siitä, missä palvelua tuotetaan. Organisaatioissa ja maantieteessä on jonkin verran eroja, mutta nekin vaikuttavat toimintaan kaikkialla samalla tavoin. Olisi siten mahdollista ja todennäköisesti kaikkien kannalta tarkoituksenmukaistakin, että tämä palvelu kilpailutettaisiin kaikkialla yhdenmukaisin perustein. 

Useat hankintayksiköt ovat jo pidempään pyytäneet kommentteja potentiaalisilta tarjoajilta ennen tarjouspyynnön julkaisemista, mikä on erittäin positiivinen asia, mutta olisiko aika kypsä sille, että eri toimijat kokoontuisivat yhteen työstämään ensihoidon ja muitakin standarditarjouspyyntöpohjia? Suomessa tuskin on yhtään sellaista henkilöä tai edes organisaatiota, joka pystyisi laatimaan otsikon mukaisen hyvän ja ongelmattoman tarjouspyynnön. Yhdessä se saattaisi onnistua. Vaikka kukin tilaaja voisi tarvittaessa muokata pohjaa, se todennäköisesti helpottaisi kaikkien toimintaa (vrt. JYSE). Myös Med Group osallistuisi mielellään tähän keskusteluun. 


Med Group Oy on Tradeka-Yhtiöt Oy:n 100% omistama täysin kotimainen terveys- ja hoivapalvelutuottaja. Kehitämme terveyspalveluiden laatua, vaikuttavuutta ja kustannustehokkuutta. Työllistämme noin 4200 sosiaali- ja terveydenhuollon työntekijää liikevaihtomme ollessa yli 70 miljoonaa euroa. 

Tilaa uusimmat blogiartikkelit suoraan sähköpostiisi!

Haluatko tiedon uusista ONNI blogiartikkeleista ja tapahtumista?
Täytä lomake, niin saat jatkossa artikkelit kerran kuukaudessa suoraan sähköpostiisi.